Onboarding eficaz - para a empresa e para os novos colaboradores

Todo mundo já passou (ou talvez ainda vá passar) por isso: primeiro dia em um emprego novo, muitos sonhos e um milhão de perguntas. Você não sabe direito a quem direcionar essas perguntas, qual é exatamente a missão da empresa nem sequer quais são seus benefícios. Talvez, em alguns casos, seja fácil se integrar ao ambiente de trabalho e você fique na empresa por muitos anos. Em outros, pode ser tão complicado entender todo o contexto e se sentir parte da equipe que você acaba saindo da empresa antes do planejado. A diferença entre essas duas experiências pode estar no processo de onboarding adotado pela empresa. 

Você já vivenciou os primeiros dias em um emprego novo como colaborador e, pela sua experiência, sabe que é uma etapa importante. Agora que você está do outro lado da equação, é fundamental entender que há muitas outras razões para criar um processo de onboarding eficaz para a sua empresa. 

Uma das principais é que é um processo fundamental para a retenção de talentos. Por que esse dado é importante? Reter seus colaboradores significa economizar, já que o custo para treinar e ambientar novas contratações é alto. Ou seja, se sua empresa sempre precisar integrar novas pessoas, vai acabar desperdiçando dinheiro.

Nos primeiros quatro meses de emprego, a rotatividade pode chegar a 50%, por isso a empresa pode pagar um preço muito alto por um processo de onboarding ineficiente. No mercado de trabalho atual, em que o poder de decisão em relação a uma vaga está muito mais nas mãos dos colaboradores do que das empresas, permitir que um processo ineficaz de onboarding leve à fuga de talentos pode ser extremamente prejudicial para a saúde financeira da empresa.

A triste verdade é que, apesar do alto custo da rotatividade, o onboarding ainda deixa a desejar em muitas empresas. Uma pesquisa da Gallup revela que só 12% dos colaboradores relatam terem tido boas experiências no momento da integração, ao passo que apenas 29% afirmam terem recebido o apoio necessário quando entraram na empresa. 

Apesar do inegável valor do onboarding, muitas empresas ainda negligenciam essa etapa. Para outras, é uma grande oportunidade de desenvolver programas de integração de excelência, que não apenas oferecem às novas contratações as informações e o apoio necessários para terem sucesso no novo cargo, mas que os façam querer permanecer na empresa. Que tal ter um programa de onboarding excepcional na sua empresa? As dicas que trazemos neste artigo podem ser um ótimo ponto de partida.

O que é onboarding?

Para começar, o que é onboarding exatamente? Em linhas gerais, é o caminho necessário para ambientar os novos colaboradores à empresa. Ou seja, um processo contínuo para a adaptação da pessoa recém-contratada ao local e à cultura de trabalho e para que ela receba o apoio, as ferramentas e as informações necessárias para ter um bom desempenho no novo cargo e contribuir para o progresso da empresa.

É importante lembrar que onboarding é um processo, um termo guarda-chuva, não apenas uma apresentação ou um e-mail para o novo colaborador. Em geral, o processo de onboarding é composto por elementos diversos, que podem incluir:

• Orientação
• Negociação do salário
• Documentação do novo colaborador
• Informativos sobre benefícios corporativos
• Visitas ao local de trabalho
• Apresentação das equipes

Um programa de onboarding eficiente conta com todos esses componentes coordenados para auxiliar na total integração dos novos colaboradores à empresa.

Atividades de onboarding para o sucesso dos colaboradores

Para criar uma experiência de onboarding positiva, é essencial desenvolver atividades que deem aos colaboradores as ferramentas para terem um bom desempenho no cargo. Pode ser interessante dividir o processo em estágios e estendê-lo por mais do que apenas um dia. A seguir, trazemos algumas dicas de atividades que podem ajudar na adaptação e na real integração de novas contratações. 

Pré-onboarding

Você pode cuidar de determinadas etapas do onboarding antes mesmo do primeiro dia do colaborador na sua empresa. A fase de pré-onboarding também é uma excelente oportunidade para responder perguntas importantes vindas do novo funcionário e tratar de aspectos mais práticos. Confira algumas dicas de atividades para esta fase que antecede o primeiro dia de trabalho:

• Carta proposta. O primeiro elemento do onboarding é a oferta de emprego em si. Enviar uma proposta clara, com expectativas bem definidas, é o primeiro passo da integração de um colaborador. Uma pessoa que sabe o que tem que fazer terá muito mais condições de ter um bom desempenho na vaga que você está preenchendo.
• Negociação do salário. A oportunidade de negociar o salário é importante para um futuro colaborador e pode representar centenas de milhares de reais a mais ao longo de toda a sua carreira. Além disso, é uma das conversas mais importantes que a pessoa a ser contratada terá com você, representante da empresa, logo de início. Quase 90% das empresas estão abertas a negociar salários, então, é importante que você também esteja. Quando você dá aos colaboradores a chance de negociar o próprio salário, demonstra que a empresa está ao lado deles, quer contribuir para o seu sucesso e ouve suas opiniões.
• Documentação. Às vezes, os documentos mais importantes do onboarding são os mais simples. A empresa precisa dos dados das pessoas recém-contratadas para inseri-los no sistema e poder fazer pagamentos e cumprir outras obrigações. Cuide da documentação dos novos colaboradores com bastante antecedência para formalizar a situação antes do início oficial.
• Benefícios. Outro ponto que precisa de atenção desde o início são os benefícios corporativos. Informe aos colaboradores quais benefícios a empresa oferece e faça os devidos cadastros antes do primeiro dia de trabalho. Benefícios promovem o bem-estar da sua equipe e, com acesso imediato a eles, suas novas contratações terão ainda mais motivação.
• Acessos. Nada pior do que, no primeiro dia de trabalho, descobrir que a empresa ainda não criou seu e-mail corporativo. Para que os novos colaboradores tenham uma primeira semana mais tranquila, configure contas e acessos com antecedência. Não se esqueça de pedir que eles também façam todas as ativações necessárias antes do início oficial.
• Políticas. A empresa tem dress code? Quais equipamentos ela fornece? Quem é meu superior direto? Novos colaboradores costumam ter muitas dúvidas - e você, a oportunidade perfeita para esclarecer todas elas antes da data de início e fazer com que se sintam apoiados desde o começo. Da melhor forma para você, apresente as principais políticas da empresa para que eles se familiarizem com o ambiente de trabalho.

Orientação

Quando falamos em "orientação", é muito provável que você logo imagine um grupo de pessoas recém-contratadas assistindo a uma apresentação da liderança ou do RH da empresa em um evento oficial. Pode até ser assim, mas também é uma etapa muito flexível do processo de onboarding que pode incluir apresentações oficiais ou até estender-se por vários dias. Ela deve ser imaginada para atender às necessidades de sua organização. Mas o que deve fazer parte dessa fase do onboarding? Veja algumas possibilidades:

• Visitar o local de trabalho. Todo mundo adora saber onde fica cada coisa na empresa, não é? De fato, uma visita guiada pode ajudar as pessoas a entender onde trabalham e quais recursos estão disponíveis. Os novos colaboradores se sentirão mais à vontade no ambiente de trabalho e na empresa se conhecerem o espaço físico e seus recursos: onde fica o RH? Onde encontro a máquina de café? Com quem vou trabalhar?
• Conhecer a liderança. A liderança da empresa tem um papel importante para ajudar os colaboradores a encontrarem propósito em suas funções, algo que também é crucial para a retenção de talentos. É essencial promover este primeiro contato da liderança com as novas contratações para demonstrar o interesse da gestão e permitir que os recém-contratados entendam melhor a estrutura da empresa.
• Conhecer o time. É imprescindível que as pessoas recém-contratadas saibam com quem vão trabalhar diretamente. Permitir que elas se apresentem à equipe e vice-versa naturalmente no decorrer dos dias pode até funcionar, mas o melhor é planejar momentos para garantir que isso aconteça. As equipes funcionam bem quando todos se conhecem, e as equipes que se conhecem têm melhor desempenho.
• Entender os valores e a missão. Os valores e a missão são elementos importantes da marca de uma empresa, e os novos colaboradores precisam entender, logo de início, quais são os objetivos globais da sua para contribuir com eles. Para isso, a fase de orientação é a ideal. Assim, eles podem começar o primeiro dia já com a missão em mente.
• Aprender sobre as políticas. As políticas também são outro aspecto fundamental de qualquer empresa, pois alinham expectativas e definem rotinas e procedimentos. Então, é crucial que, da maneira que for mais eficiente para você, as novas contratações tenham acesso e compreendam todas elas o quanto antes.
• Conhecer a cultura. A cultura é determinante para o ambiente de trabalho em uma empresa. Quando a cultura da empresa é positiva, os níveis de retenção e o desempenho dos colaboradores melhoram e você pode até superar a concorrência. Porém, as novas contratações não saberão automaticamente qual é a cultura da empresa e como se adaptar a ela. Por isso, dê um empurrãozinho para a integração de seus novos colaboradores, ajudando-os a entender também a cultura da empresa logo no início do onboarding.

Rede de apoio

O ideal é que o onboarding não seja um evento de um único dia. Integrar alguém a um ambiente de trabalho novo é um processo, e uma boa alternativa é disponibilizar às novas contratações uma rede de apoio, com um sistema de mentoria ou com a ajuda de outras pessoas com mais tempo de casa. Em geral, o objetivo da mentoria é auxiliar os colaboradores com o trabalho diário e no desenvolvimento de habilidades técnicas e interpessoais sob a orientação de um colega mais experiente naquela área. 

De acordo com um estudo da Harvard Business Review, quando novos colaboradores têm alguém com quem contar ou uma rede de apoio no período inicial em um novo emprego, a empresa se beneficia de três formas: melhor compreensão do contexto como um todo, maior produtividade e aumento da satisfação. A satisfação, mais especificamente, segundo o estudo, saltou para 23% com esse tipo de abordagem. Oferecer uma rede de apoio nas primeiras semanas ou meses reduz o estresse desse momento, aumenta a motivação e a produtividade e certamente contribui para os novos colaboradores permanecerem na empresa.

Reintegração

Em algumas situações, pode ser que os colaboradores precisem se afastar da empresa por períodos prolongados. Seja pelo nascimento de uma criança, licença médica ou realocação, é provável que a pessoa esteja um pouco por fora das últimas novidades ao retornar ao trabalho. Dar a devida atenção a esses casos e empenhar-se na reintegração evita que a pessoa fique desmotivada e poupa também o tempo que a equipe precisaria para atualizá-la, além de ajudar que ela alcance o máximo de sua produtividade em menor tempo.

Veja abaixo alguns exemplos de iniciativas que podem promover uma boa reintegração de seus colaboradores:

• Apresentar projetos e metas atuais
• Atualizar a pessoa sobre mudanças ocorridas durante sua ausência
• Conhecer a nova equipe (no caso de transferências internas) 

Escolha o formato correto para o onboarding

Não existe uma fórmula única para o processo de onboarding. O formato do onboarding é uma decisão de cada empresa e há muitas opções. Além disso, sempre é possível mesclar diversos deles para diferentes propósitos. Confira a seguir quatro formatos bastante utilizados: 

Presencial

A maneira clássica de realizar atividades de onboarding é de forma presencial. Assim como em todos os outros formatos, uma pessoa da empresa, em geral um colaborador do time de RH, orienta e oferece apoio às novas contratações ao longo do processo. A vantagem desse formato é a flexibilidade de adaptação em caso de perguntas e necessidades específicas. Porém, requer que todos estejam no mesmo espaço físico (o que pode ser complicado quando a nova contratação envolve realocação ou trabalho remoto).

Videoconferências

Hoje em dia, reuniões através de chamadas por vídeo fazem parte da rotina de milhares de colaboradores pelo mundo. Isso também pode se aplicar ao processo de onboarding. Plataformas como Zoom, Skype e outras facilitam a troca de informações entre os novos colaboradores e as equipes de RH de forma remota.

Esse formato permite certa flexibilidade e ajustes, mas não oferece o mesmo nível de interação pessoal das reuniões presenciais, o que não chega a ter um impacto negativo no processo de onboarding. É um método que permite reunir pessoas de qualquer lugar do mundo, mas que depende da tecnologia para que tudo corra bem.

Apresentações gravadas

Para determinadas fases do onboarding, não há tanta necessidade de interação entre os dois lados e, nesses casos, uma apresentação gravada pode dar conta do recado. É um formato que ainda permite que as informações sejam transmitidas por uma pessoa e não demandam horário e local fixos. Além disso, podem servir como material para consultas posteriores em caso de dúvidas. Por outro lado, não permite interação ou qualquer tipo de personalização, o que pode afetar certos tipos de atividades da integração.

Documentos

Por fim, outras fases do processo de onboarding não precisam ser conduzidas por uma pessoa e as informações podem ser transmitidas através de documentos. Eles também servem como material de consulta para qualquer dúvida posterior e são fáceis de criar e enviar. Porém, não têm o toque pessoal tão importante para outras etapas.

No fim das contas, o mais importante na hora de definir o formato do onboarding é lembrar que o processo precisa ser acessível. Seja qual for a sua opção, tenha em mente que o formato deve ser inclusivo para todos os novos colaboradores.

Como mensurar o retorno do onboarding

Desenvolver um onboarding de sucesso não é algo que acontece da noite para o dia (pode até não acontecer na primeira tentativa). Para saber se o processo da sua empresa funciona, você precisa saber como ele acontece e quais aspectos ele impacta. Assim, pode fazer os ajustes necessários até que atenda às necessidades das novas contratações e colabore com o progresso da sua empresa. E como se mensura o sucesso do onboarding? Existem alguns indicadores importantes para isso:

• Tempo até a produtividade. Quando se contrata alguém, você quer que a pessoa comece a trabalhar e seja produtiva o quanto antes. Mais do que isso, você quer que ela faça um trabalho de qualidade. E a linha entre os dois é tênue. Quando mensuramos o tempo até a produtividade, vemos o tempo necessário para que aquela pessoa alcance sua melhor produtividade desde o início da integração. Em geral, quanto menor ele é, maior a qualidade do seu processo de onboarding. Quando bem executado, o onboarding pode elevar a produtividade em até 70%. 
• Taxas de retenção. Retenção é importante porque reduz os custos de aquisição de talentos e mantém a empresa no caminho certo, lembra? Portanto, para determinar se seu processo de onboarding é eficaz, vale a pena analisar esse indicador. Se os colaboradores continuam na empresa, é um dos sinais de que o processo funciona bem. 
• Satisfação e engajamento. Mensurar satisfação pode demandar um pouco mais de esforço, mas esse indicador revela muito em relação aos processos da empresa. O método mais simples de avaliar o engajamento e a satisfação é fazer uma pesquisa. Se os resultados forem positivos para o processo de onboarding, você está no caminho certo.
• Resultados. No fim, o que importa para a empresa são os resultados. Se eles estão melhores após a implementação do processo de onboarding, é muito provável que ele seja eficiente.

Moral da história

O processo de onboarding é importantíssimo para a empresa. Afinal, você quer atrair os melhores talentos, quer que eles fiquem - e se sintam bem com o trabalho. As informações desse artigo são um excelente ponto de partida para criar um onboarding de sucesso!

Com a evolução desse processo na empresa, você pode acabar notando pontos que gostaria de melhorar, como alguns dos seus benefícios e programas de bem-estar. Para dar o primeiro passo nessa direção, fale com um dos nossos especialistas em bem-estar hoje mesmo!

Referências: 

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