LGPD no RH: conheça a nova lei e seus impactos no RH

Vivemos na chamada Era da Informação e, nesse cenário, os dados valem ouro. As tecnologias que transformaram o mundo nas últimas décadas revelaram como a posse de informações pode nos ajudar a obter vantagens estratégicas em diferentes situações, ou até mesmo causar prejuízos enormes. Isso vale para pessoas e, claro, para empresas também.

Vazamentos de senhas, acesso a informações sigilosas e ataques cibernéticos são apenas uma face da moeda. Existem outras preocupações também, como o uso de dados pessoais para fins comerciais em campanhas de marketing. Tudo isso gerou um amplo debate na sociedade e levou ao consenso de que era preciso criar dispositivos legais para proteger as informações confidenciais das pessoas. No Brasil, um deles é a LGPD, a Lei Geral de Proteção de Dados.

Resguardar a confidencialidade de informações pessoais se tornou uma obrigação para as empresas e impactou a rotina de diversos setores, inclusive o de Recursos Humanos. Por isso, é importante entender como aplicar a LGPD no RH e conhecer as melhores práticas de proteção dessas informações críticas no dia a dia do departamento.

O que é a LGPD

A LGPD, Lei Geral de Proteção de Dados, foi aprovada no Brasil em 2018 como resultado de intensas discussões sobre a urgência de regulação no uso de informações e dados sensíveis das pessoas. Esse era um assunto em debate no mundo todo, e pouco tempo antes a União Europeia também havia estabelecido uma legislação semelhante: é o GDPR (sigla para General Data Protection Regulation, ou Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados).

O objetivo de ambas as leis é oferecer um amparo maior às pessoas quanto à coleta, uso, posse e descarte de seus dados pessoais, que até então eram obtidos de forma nebulosa e tratados sem qualquer cuidado. Essa situação criava cenários danosos, incluindo casos de roubo de informações críticas e seu uso para fins maliciosos por criminosos.

A LGPD estabeleceu uma série de regras e obrigações que organizam como deve ser feito o tratamento dessas informações e quais as punições previstas para quem descumprir a lei. Isso também impacta o dia a dia de qualquer tipo de empresa que precisa, de alguma forma, usar essas informações.

O impacto da LGPD no RH

Mas a LGPD não diz respeito apenas aos consumidores de uma empresa. Ela também abrange os dados pessoais de quem trabalha na organização. E isso tem um impacto direto na equipe de Recursos Humanos.

O departamento de RH, na verdade, é um dos que mais lida com dados em toda a empresa. Além de gerenciar todas as informações do quadro de colaboradores, ainda acumula uma grande quantidade de dados pessoais de quem participa de processos de recrutamento e seleção. Com a aplicação da LGPD no RH, receber um currículo de um candidato a uma vaga já não é algo tão simples como era antes da legislação.

Como profissional da área de RH, é indicado que você tenha uma noção clara do que a lei diz para evitar multas por infrações. A legislação é extensa e aborda muitos casos específicos, mas o resumo a seguir pode te ajudar a compreender o sentido geral da LGPD no RH.

Definição dos dados

A LGPD define os tipos de dados que as empresas têm acesso em duas categorias:

• Dados pessoais: informações ligadas à identificação de cada pessoa como nome, idade, sexo, local de nascimento, filiação e números de RG e CPF;
• Dados sensíveis: informações adicionais, mais específicas e muito particulares, como etnia, posicionamento político, convicções religiosas, situação financeira, orientação sexual, dados genéticos, histórico de saúde e outras do mesmo gênero.

Quando e como esses dados podem ser usados

Os dados pessoais devem ser obtidos com consentimento explícito de seus proprietários, ou, em casos excepcionais, quando a lei entende que há “legítimo interesse” por parte de quem busca coletar essas informações. Com a LGPD no RH, a empresa também precisa informar qual é a finalidade da coleta desses dados, o que ela pretende fazer com eles e como deseja usá-los.

Uma vez de posse desses dados, a empresa precisa comprovar, caso necessário, que tem os meios para proteger essas informações, com gestores designados como responsáveis pela sua guarda e que existe um plano de ação emergencial para eventuais casos de vazamento.

Também existem prazos máximos pelos quais você pode guardar esses dados e formas indicadas para descartar essas informações sigilosas com a devida segurança.

Multas em caso de descumprimento

Se algo sair errado e, por algum motivo, os dados pessoais em posse da empresa forem usados de forma incorreta ou roubados por criminosos cibernéticos, as penalidades são bem pesadas.

O texto da lei prevê multas que podem chegar a 2% do faturamento da organização, até um limite de 50 milhões de reais. É muito dinheiro, e esse montante só comprova a importância de respeitar as regras da LGPD no RH e agir sempre em total conformidade com a lei.

Como aplicar a LGPD no RH em sua empresa

Encontrar formas de aplicar a LGPD no RH da sua organização é essencial para cumprir as regulações e evitar multas, que podem causar sérios prejuízos financeiros para a empresa.

Seguir o que diz a lei também demonstra o respeito que você tem pelos dados pessoais dos colaboradores, podendo ajudar a reforçar uma cultura organizacional positiva. Colocar em ação as melhores práticas de segurança da informação e proteção de dados sensíveis também impacta positivamente sua imagem no mercado e ajuda a consolidar um employer branding cada vez mais forte e atraente para a companhia.

Veja alguns passos simples que você pode colocar em prática para garantir que a LGPD no RH da sua empresa não seja apenas uma teoria, mas se torne uma rotina:

1. Busque orientação jurídica

A LGPD é uma legislação bastante abrangente, com diversos artigos e incisos específicos tratando de situações especiais. É preciso conhecer o texto em detalhes para garantir que nada escape ao alcance da empresa, evitando eventuais deslizes. Você pode e deve se debruçar sobre a legislação, mas o ideal é contar com a assessoria do Departamento Jurídico da empresa ou de um profissional da área de Direito especializado no assunto.

2. Avalie sua estrutura

Para estar em conformidade com a LGPD no RH, o setor precisa de uma estrutura mínima, tanto tecnológica quanto pessoal. Os dados dos colaboradores e os currículos do banco de talentos precisam estar guardados em sistemas digitais seguros, com proteção avançada contra ataques de hackers ou possíveis falhas técnicas. Além disso, é preciso definir membros do departamento que cuidarão especialmente do gerenciamento desses dados.

3. Não peça mais do que você precisa

Tratar corretamente esses dados sensíveis é importante e trabalhoso. Portanto, não há motivo para acumular informações desnecessárias, que só aumentarão o esforço do departamento no gerenciamento delas. Isso significa que, na hora de implementar a LGPD no RH, é interessante definir exatamente quais dados você realmente precisa coletar em um processo de recrutamento ou seleção, por exemplo. O que for descartável, ou não fizer sentido, pode ser deixado de lado.

4. Invista em treinamento

Por fim, vale a pena capacitar a equipe para que tenham uma noção completa e abrangente sobre os impactos da LGPD no RH. Embora a lei mencione a definição de responsáveis específicos para garantir a aplicação dessas práticas, o ideal é que todo o time ligado à gestão de pessoas esteja sempre atualizado e pronto para executar corretamente as orientações da legislação. Isso pode diminuir as chances de possíveis furos no processo.

A importância do RH na gestão de dados e de pessoas

A área de RH é crucial para que a aplicação da LGPD seja uma realidade no dia a dia da empresa. O departamento lida com uma grande quantidade de dados dos colaboradores e é o guardião dessas informações críticas. Isso mostra como a relação entre a força de trabalho e a área de Recursos Humanos se baseia em confiança e parceria.

Para a gestão de pessoas, é fundamental que elas se sintam protegidas e seguras enquanto desempenham suas tarefas. Afinal, é preciso cuidar do principal ativo da empresa: sua equipe. Além de oferecer um bom plano de gestão das informações pessoais, você também pode demonstrar seu cuidado com um bom programa de bem-estar no trabalho, como o Gympass.

Estimular a força de trabalho a cuidar de sua saúde de forma integral resulta em mais produtividade, menos gastos com despesas médicas e retenção dos melhores talentos. Para 87% das pessoas, trabalhar em uma organização que não valoriza seu bem-estar é um convite a buscar emprego em outras empresas.

Cuidando das informações pessoais e do bem-estar dos seus colaboradores, você promove um ambiente de trabalho cada vez mais positivo e saudável. Se precisar de apoio na hora de criar seu programa de bem-estar, fale com um de nossos especialistas em bem-estar. 

Referências

• O QUE é a LGPD? Ministério Público Federal, 2023. Disponível em: https://www.mpf.mp.br/servicos/lgpd/o-que-e-a-lgpd. Acesso em: 01 de novembro de 2023.
• ALVES, Luana. Estudo destaca redução nos custos de saúde das empresas em 35% entre colaboradores fisicamente ativos. Terra, 2023. Disponível em: https://www.terra.com.br/vida-e-estilo/saude/estudo-destaca-reducao-nos-custos-de-saude-das-empresas-em-35-entre-colaboradores-fisicamente-ativos,bdb3b895ad0bc042693a0ad8c4e356d0qlrqgk66.html. Acesso em: 31 de outubro de 2023.
• PANORAMA do bem-estar corporativo 2024. Gympass, 2023. Disponível em: https://gympass.com/pt-br/recursos/pesquisa/panorama-do-bem-estar-corporativo-2024/. Acesso em: 31 de outubro de 2023.
• Gympass ajuda líderes de RH a reduzir custos de saúde das empresas em 35% entre colaboradores fisicamente ativos. Gympass, 2023. Disponível em: https://gympass.com/pt-br/blog/noticias-do-gympass/colaboradores-fisicamente-ativos-reduzem-custos-de-saude/. Acesso em: 31 de outubro de 2023.