Entenda como - e porque - calcular a taxa de absenteísmo na sua empresa

Sabe aqueles alunos que nunca faltavam à escola? Talvez você até tenha sido um deles. Quem passasse todo o ano letivo sem faltar um dia sequer ganhava até certificado. 

Alguns conseguiam manter a ofensiva de 100% de presença de um ano para o outro. Outras pessoas, com sorte, terminavam o Ensino Médio com zero faltas. Acontece que essa “assiduidade perfeita” não é realista, tampouco saudável.

No ambiente de trabalho, as pessoas precisam de folgas: ficam doentes, tiram férias, precisam lidar com questões pessoais. Há inúmeras razões para se afastar um pouco do trabalho, é bem provável que a política de benefícios já preveja que isso vai acontecer. 

Algumas pessoas até perdem dias de trabalho além das folgas que a empresa já oferece. Por isso, é importante saber uma média do número de ausências da sua equipe para planejar como cobri-las e para organizar com eficiência as atividades da sua empresa.

O que é taxa de absenteísmo?

O índice de absenteísmo é a quantidade de ausências de um colaborador ao trabalho em dado período. É expresso em porcentagem e mede com que frequência a equipe se ausenta da empresa.

Segundo levantamento feito pela Levee e publicado pela Revista Exame, em média 5% dos funcionários faltam por dia em empresas do setor de serviços no Brasil. Esse número pode ficar entre 7% a 10% em segmentos como o varejo.

Como calcular o absenteísmo em sua empresa

Para começar, você precisa de alguns dados essenciais: número de ausências e número total de dias ou horas de trabalho no período. Segundo a norma ISO 30414:2018, o absenteísmo no trabalho é calculado dividindo-se o número de ausências não justificadas pelo período total e multiplicando o resultado por 100.

Esta é a fórmula completa do índice de absenteísmo:

Taxa de absenteísmo = número total de dias de ausência / número total de dias de trabalho x 100

Você pode medir o índice de absenteísmo (também conhecido como índice ou percentual de ausências) por colaborador, por departamento ou na empresa toda. Seu índice de ausência nunca será zero, mas um índice baixo é um indicador importante de moral, produtividade e bem-estar na equipe.

Vejamos um exemplo desse índice de absenteísmo para você aprender a calcular com métricas reais. Se uma pessoa que trabalha na empresa faltou cinco dias no mês, e o número total de dias de trabalho foi 30, o índice de absenteísmo dessa pessoa seria (5/30) x 100 = 16,7%.

Você também pode usar essa fórmula para calcular o índice de absenteísmo por pessoa ou por grupo de pessoas, como uma determinada equipe de sua organização. Para calcular o índice de vários colaboradores, basta adicionar o número total de dias de ausência e dias disponíveis de trabalho no grupo e usar esses dados na fórmula.

Para calcular o absenteísmo com mais agilidade, use o Excel. Com as funções de fórmula, você pode ajustar automaticamente os números e calcular o índice de ausências na planilha e, depois, utilizar essa planilha como base para um relatório.

A importância do absenteísmo para o RH

Gerenciar o absenteísmo na empresa é uma parte essencial do trabalho da área de recursos humanos. Monitorar o índice de absenteísmo ajuda a priorizar a eficiência na empresa e a satisfação no trabalho.

Essa taxa é importante para a gestão de pessoas porque:

• Pode levar a um aumento das despesas da empresa: um índice muito elevado de absenteísmo gera mais despesas para a empresa, o que diminui o orçamento de outras iniciativas importantes do RH. Se as pessoas se ausentam do trabalho, a empresa acaba gastando mais com horas extras ou para cobrir os turnos ou atividades delas.
• Pode ser ruim para o moral: mesmo que apenas uma pessoa tenha um alto índice de absenteísmo, o restante da equipe pode se sentir frustrado, o que leva a  uma queda na satisfação em longo prazo.
• Traz insights sobre produtividade e necessidade de contratar: sem recursos suficientes, a equipe pode ter dificuldade em cumprir prazos ou terminar tarefas. Saber a taxa de absenteísmo também ajuda a planejar a capacidade.

Com a taxa de absenteísmo exata, a equipe de RH pode agir de forma proativa para contratar e planejar horários dos colaboradores para cobrir possíveis ausências. Além disso, essas informações também podem contribuir para definir as políticas da empresa. Ou seja, saber sobre o absenteísmo ajuda a equilibrar as responsabilidades do dia a dia da rotina sem prejudicar quem está presente.

Quais fatores afetam a taxa de absenteísmo?

A realidade é que diversos fatores podem afetar o índice de absenteísmo. Entre os elementos que influenciam esse índice estão a satisfação e o moral da equipe, benefícios melhores, a cultura da organização e o bem-estar físico e mental dos colaboradores. É por isso que a liderança de RH precisa analisar o índice de absenteísmo da empresa sob ângulos diversos. Esse insight pode ajudar no engajamento e na produtividade da equipe.

Confira alguns dos fatores mais comuns que podem elevar o absenteísmo:

1. Problemas de saúde

Ausências por questões de saúde são uma das maiores causas de absenteísmo. Segundo um levantamento realizado pela B2P, em uma consulta com 331 mil funcionários de 18 empresas no Brasil, o índice de afastamento do trabalho por quadros de saúde mental subiu aproximadamente 23% nos últimos três anos.

2. Questões pessoais

Pode ser que alguém precise de uma folga por questões pessoais, como uma consulta médica ou um evento familiar.

3. Condições de trabalho inadequadas ou precárias

Baixo moral na equipe e condições de trabalho desagradáveis podem acarretar excesso de absenteísmo.

4. Falta de engajamento

É mais provável que uma equipe que não está engajada ou motivada ausente-se mais do trabalho.

5. Insatisfação

As pessoas que não gostam do trabalho ou não se sentem valorizadas podem se sentir menos motivadas a ir trabalhar.

6. Sobrecarga ou burnout

Trabalhar muitas horas sem intervalos ou trabalhar demais pode acarretar ausências frequentes. Uma pesquisa da International Stress Management Association (Isma-BR) estimou que o Brasil ocupava, em 2019, o 2º lugar em nível de estresse no ambiente de trabalho em um ranking com outras nove nações.

7. Responsabilidades com a família

É possível que as pessoas precisem faltar para cuidar dos filhos ou de outros familiares.

8. Transporte

As pessoas podem acabar faltando diante da indisponibilidade de um meio de transporte.

9. Mau tempo

O clima ruim pode acarretar faltas não planejadas. Particularmente no caso de eventos climáticos importantes, como tempestades e enchentes..

A importância de saber a taxa de absenteísmo da sua empresa

Entender o índice de absenteísmo na sua empresa é essencial para a liderança de RH. Esses dados oferecem nítidas vantagens operacionais:

• Melhor alocação de recursos: estar a par do absenteísmo na equipe permite planejar o volume de trabalho e garantir que todos trabalhem no mais alto nível de eficiência
• Melhor gestão de equipe: você também pode usar dados de absenteísmo para analisar o moral, os níveis de estresse e a satisfação da equipe. Essas são informações importantes para ajudar as pessoas e lidar com as questões que possam surgir.
• Menor rotatividade: um baixo índice de absenteísmo na empresa está ligado à maior retenção de colaboradores. Analisar esses dados pode ajudar a identificar áreas em que as pessoas não estão se sentindo valorizadas ou amparadas. Segundo a Gallup, falta engajamento e motivação para a maior parte dos trabalhadores brasileiros, que simplesmente estão “levando a vida” durante a jornada de trabalho. No entanto, a melhora desse cenário poderia levar a um crescimento da economia e a um aumento da produtividade.

Mensurar e monitorar de forma proativa o absenteísmo na empresa permite que a gestão do RH corrija o necessário diante de muitas faltas. Algumas pessoas valorizam a flexibilidade tanto quanto um aumento salarial de 10%, então, oferecer opções, como trabalho híbrido, pode melhorar a assiduidade e a retenção de colaboradores.

Foco no bem-estar da equipe para melhorar o índice de absenteísmo

Entender os fatores que podem acarretar o absenteísmo na empresa permite avaliar melhor a gestão de recursos humanos da empresa

Se as pessoas faltam demais ao trabalho, pode haver fatores de bem-estar responsáveis por essas ausências — sejam de saúde física, estresse ou de outra área completamente diferente. Melhorando o bem-estar na equipe, melhora-se a assiduidade, a produtividade e o moral no ambiente de trabalho. Os benefícios corporativos, como programas de auxílio ao colaborador, horários de trabalho flexíveis e iniciativas de reconhecimento de equipe, também podem reduzir o índice de absenteísmo.

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Referências

• Exame. Faltas, atrasos e trânsito: um ralo que custa milhões às grandes empresas. Acesso em 17 de janeiro de 2023. Disponível em: https://exame.com/negocios/faltas-atrasos-e-transito-um-ralo-que-custa-milhoes-as-grandes-empresas/ 
• Tarde Nacional - Amazônia. Brasil é o segundo país com maior índice de estresse relacionado ao trabalho no mundo, diz pesquisa. Acesso em 2 de fevereiro de 2023. Disponível em: https://radios.ebc.com.br/tarde-nacional-amazonia/2019/06/brasil-e-o-segundo-pais-com-maior-indice-de-estresse-relacionado-ao
• ISO 30414:2018. International Organization for Standardization. Acesso em 17 de janeiro de 2023. Disponível em: https://www.iso.org/standard/69338.html 
• Gallup. Crescimento brasileiro poderia ter um empurrãozinho. Acesso em 17 de janeiro de 2023. Disponível em: https://www.gallup.com/pt-br/175820/crescimento-brasileiro-empurr%C3%A3ozinho.aspx
• rhportal. 75,3% das empresas já oferecem flexibilidade na jornada de trabalho, segundo pesquisa do Great Place To Work. CNBC. Acesso em 2 de fevereiro de 2023. Disponível em: https://www.rhportal.com.br/artigos-rh/flexibilidade-na-jornada-de-trabalho/
• Brasil é o segundo país com maior índice de estresse relacionado ao trabalho no mundo, diz pesquisa. EBC. Checagem em 02 de junho de 2023 em https://radios.ebc.com.br/tarde-nacional-amazonia/2019/06/brasil-e-o-segundo-pais-com-maior-indice-de-estresse-relacionado-ao.
• Crescimento brasileiro poderia ter um empurrãozinho. Gallup. Checagem em 02 de junho de 2023 em https://www.gallup.com/pt-br/175820/crescimento-brasileiro-empurr%C3%A3ozinho.aspx.
• Absenteísmo no trabalho: tudo que você precisa saber sobre o assunto. Robert Half. Checagem em 02 de junho de 2023 em https://www.roberthalf.com.br/blog/dicas/absenteismo-no-trabalho-tudo-que-voce-precisa-saber-sobre-o-assunto-rc.
• Recursos Humanos: entenda o que é o RH, o que ele faz e como ter uma equipe de sucesso! Gupy. Checagem em 02 de junho de 2023 em https://www.gupy.io/blog/recursos-humanos.
• Saúde mental é principal razão de afastamento do ambiente de trabalho. Correio do Povo. Checagem em 02 de junho de 2023 em https://bellamais.correiodopovo.com.br/negociosefinancas/carreira/sa%C3%BAde-mental-%C3%A9-principal-raz%C3%A3o-de-afastamento-do-ambiente-de-trabalho-1.895137.